Le Compte Asso, 4 ans d’accompagnement au service des associations françaises, un article rédigé par Glenn CARROY, membre de la #SynalTeam.
Le Compte Asso
Le site officiel de gestion des associations
Chez Synaltic, en plus des projets Data déjà bien portés par nos équipes de data-intégrateurs et de business intelligence ; nous réalisons également des applications web sur mesure pour nos clients. Si vous êtes un habitué de notre blog, vous avez déjà probablement entendu parler de Bouygues Immobilier ou encore de l’application Data-Asso. Vous connaissez donc déjà notre offre de cartographie sur mesure !
Ce que vous savez peut-être moins c’est que Synaltic, à travers son équipe de développement, est devenue un acteur majeur de la dématérialisation des services d’informations liés aux associations. En effet, la DJEPVA (La direction de la jeunesse, de l’éducation populaire et de la vie associative) est devenue cliente de Synaltic en 2017 et nous a alors chargé de développer un portail permettant – à l’origine – le dépôt de demande de subvention : le Compte Asso (LCA) était né et la V1 mise en ligne courant 2018.
Presque 4 ans plus tard, LCA est devenu un véritable portail de services de la vie associative, proposant des fonctionnalités qui vont maintenant bien au-delà du dépôt de demande de subvention. Et c’est dans un souci d’évolution constante et de promotion que LCA possède à présent une partie vitrine présentant l’ensemble des possibilités offertes par l’application. Cette vitrine, permettra, nous l’espérons, la généralisation de la dématérialisation des démarches au-delà du ministère de l’éducation et des sports.
Actuellement, pas moins de 6 démarches sont disponibles via Le Compte Asso ou les services associés, chacune présentant des règles métiers spécifiques et toutes développées par Synaltic.
Les démarches de LCA
Passons au concret : qu’est-il possible de faire via l’application LCA? Mais aussi quels ont été les enjeux techniques ou métiers liés à chaque feature ?
Pour la partie technique, de façon simplifiée, l’application s’appuie sur une interface client connectée à 2 serveurs différents. L’utilité des 2 serveurs sera détaillée ci-après.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’architecture technique qui soutient LCA ?
L’architecture Technique
Pass’Sport : de la conception à la production en 3 mois
Grâce à l’interface LCA, les associations sportives peuvent à présent déposer leurs demandes de remboursement des Pass’Sport. Proposé par l’Etat en juin 2021, développé durant l’été par la #Synalteam et mis en production en septembre, ce sont déjà plus d’un demi-million de jeunes qui bénéficieront d’un remboursement de 50 euros sur leur affiliation à un club sportif. Le développement rapide de cette téléprocédure et sa mise en production face à un enjeu si important pour le ministère des sports a montré l’efficacité de Synaltic et également la robustesse de la stack du Compte Asso.
C’est plus de 1 000 000 jeunes qui ont bénéficié du Pass’Sport depuis son lancement au sein de 45 000 associations sportives !
Depuis son lancement, la Bretagne, les Pays de la Loire, l’Occitanie, la Nouvelle-Aquitaine et la Normandie sont en tête des régions où le Pass’Sport a été le plus utilisé au regard du nombre d’allocataires potentiels.
En valeur absolue, le top 5 des régions qui enregistrent le plus de Pass’Sport utilisés à ce jour est : Ile de France, Auvergne-Rhône-Alpes, Occitanie, Hauts de France et Nouvelle Aquitaine.
Demander une subvention
Il s’agit ici du besoin de base auquel répondait l’application. Mais ça ne s’est pas fait sans mal. Sur base du schéma présenté précédemment, concentrons nous sur la partie RDS-server et l’administration des subventions (base RDS).
RDS-server
D’abord, il fallait définir un modèle pour la table “subventions” et que celle-ci puisse être alimentée par les différents services instructeurs qui proposent ces subventions. De plus, ces subventions peuvent être modifiées d’une année à l’autre ou encore activées/désactivées selon les besoins des campagnes de subvention. Elles peuvent être bien sûr supprimées si elles ne sont plus d’actualité. S’ajoute également qu’une subvention peut être annuelle ou pluriannuelle et par conséquent ne passera pas les mêmes contrôles lorsque l’utilisateur fera sa demande de subvention.
Chaque subvention concerne ainsi un ou plusieurs dispositifs, chaque dispositif possédant un ou plusieurs sous-dispositifs que l’on peut activer pour une subvention. De la même manière, en fonction du dispositif sélectionné pour la subvention, cette dernière peut être concernée par un ou plusieurs services instructeurs.
Certaines tables ont volontairement été omises dans le schéma précédent pour plus de clarté quant aux démarches effectuées sur LCA. Il est toutefois important d’ajouter qu’il est possible de paramétrer chaque subvention de façon fine ; grâce à l’ajout de ce que nous avons appelé des “champ customs”. De cette façon, sur la base des dispositifs et des sous-dispositifs de chaque subvention, certains champs seront rendus obligatoires à la saisie lors d’un dépôt de demande. Ces champs customs permettent ainsi un contrôle très poussé de la part des services instructeurs quant aux éléments qu’ils souhaitent voir apparaître dans les demandes de subvention.
LCA-server
A présent, parlons de la demande faite par les associations ayant un compte sur Le Compte Asso. Nous nous intéressons à la base LCA et plus particulièrement à la table demande-subvention (voir schéma).
Cette téléprocédure se déroule en 5 étapes dans l’interface de LCA.
- Choix de la subvention et de son sous-dispositif (parmi ceux activés pour la subvention sélectionnée).
- Choix de l’établissement demandeur (siège ou établissement secondaire selon l’association en question).
- Ajout des documents administratifs nécessaires pour réaliser la demande.
- Détail des projets liés à la demande de subvention. Autrement dit: comment l’argent demandé sera utilisé.
- Transmission au service instructeur.
Chaque passage d’une étape à l’autre nécessite différentes validations qui sont réalisées côtés serveur. Il est bien sûr possible de reprendre ultérieurement une demande en cours. Concernant l’étape 4, une table “projets” existe et est directement en relation avec la table “demande-subventions” (voir schéma). Une demande doit au minimum posséder un projet et peut en avoir plusieurs. Il est à noter que les documents concernés par l’étape 3 peuvent également provenir de sources différentes. (donc externes à LCA)
Une fois soumise à instructions, à chaque nouvelle étape, l’utilisateur sera notifié sur l’avancée de sa demande de subvention. Il en va de même pour le service instructeur qui est alors notifié de l’arrivée d’une nouvelle demande le concernant.
Demander l’attribution d’un numéro Siren/Siret
L’obtention d’un numéro Siret est une étape obligatoire si l’association veut effectuer des demandes de subvention via l’application LCA. Nécessaire pour faire des demandes de subventions.
La démarche se fait via un processus en 3 étapes dans LCA. L’association devra justifier de ses caractéristiques pour ensuite sélectionner l’établissement pour lequel elle souhaite obtenir un Siret. Ainsi, elle pourra enfin transmettre la demande d’obtention au service instructeur concerné.
Il va sans dire qu’une nouvelle fois différentes vérifications sont effectuées côté serveur lors du passage de chaque étape. Pour être sûr que l’association ait le droit d’effectuer ce type de demande.
Saisir les comptes-rendus financiers
Une fois la demande approuvée par le service instructeur et le financement obtenu pour les projets ; l’année suivante, il sera nécessaire de justifier vos dépenses de la somme obtenue. Pour ce faire, depuis 2020, il est possible de remplir les comptes rendus financiers concernant les projets pour lesquels une association a perçu une subvention.
Au niveau des règles métiers, il était alors nécessaire de pouvoir justifier les écarts entre les sommes obtenues et celles dépensées.
Il est alors important de souligner qu’une demande de subvention donne lieu à un compte rendu financier par année où la subvention est active. (ce qui est en corrélation avec le côté annuel ou pluriannuel des subventions). Mais également que X projet(s) pour une demande correspondent à X compte-rendu financier de projet(s) (voir schéma). Ainsi, si tous les projets n’ont pas de compte rendu financier, certains leviers restent bloqués pour passer à l’étape suivante de complétion du compte-rendu.
Les activités de Bénévolats
La déclaration de Bénévolat se fait pour sa part sur une autre plateforme développée pour la DJEPVA par nos soins: le Compte bénévole dans le cadre du Compte Engagement Citoyens (CEC).
Une fois les heures déclarées par le bénévole éligible au dispositif, celles-ci doivent être validées par un représentant légal de son association. Celui-ci est alors notifié qu’il a une nouvelle déclaration à traiter et peut directement les approuver ou les rejeter depuis l’application LCA.
La principale difficulté ici a été de faire communiquer 2 applications différentes avec chacune leurs propres serveurs. Il fallait effectivement pouvoir influer sur une base externe à celle du Compte Asso sans pour autant induire des failles de sécurité.
Déclarer un changement de situations
Nous parlons ici déjà de l’avenir de LCA. En effet, il est actuellement déjà possible d’encoder ou modifier certaines informations administratives de son association depuis l’interface LCA ; comme par exemple les affiliations ou adhérents moraux de l’asso.
Toutefois, une série d’informations comme les adresses des sièges ou encore l’identité de l’association ne sont pas encore éditables dans LCA et ne peuvent être que consultées. Une redirection vers le service associé est alors effectuée ; ce qui permet ainsi à l’utilisateur de faire sa déclaration par l’intermédiaire du service numérique adéquat..
Ainsi, dans un futur (très proche), il sera possible de modifier ces informations directement depuis LCA. Ce qui rendra l’utilisation de l’application encore plus pertinente permettant une centralisation des démarches administratives liées aux associations.
Et pour la suite ?
Comme déjà présenté sur la roadmap de LCA, 2021 a permis aux associations sportives de déposer via l’interface LCA leurs demandes de remboursement des Pass’sport. La même année, l’accessibilité de l’application s’est également étendue aux structures non-associatives.
Deux chantiers assez conséquents prévus pour 2022. Dans un premier temps, comme mentionné précédemment, les changements de situation à déclarer auprès de l’INSEE seront également rendus possibles depuis LCA. Ensuite, le lancement d’une télé-procédure de demande d’agrément ministériel est prévu courant de l’année.
Long live Le Compte Asso
Synaltic ne peut que remercier la DJEPVA ! Pour nous avoir fait confiance dans le développement des applications et pour ces 4 années de travail. Nous espérons que Le Compte Asso soit un outil utile et indispensable dans la volonté de l’Etat de dématérialiser ses procédures administratives.
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